Tìm hiểu ma trận Eisenhower? Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Có quá nhiều việc phải làm và thời gian xử lý kéo dài hơn dự kiến. Bạn sẽ sớm thấy rằng mọi thứ đang dần rối tung lên. Tất cả mọi thứ từ gỡ lỗi đến hỗ trợ nhóm đến giao tiếp giữa các bộ phận… Mọi thứ đều khẩn cấp, cần thiết và phải được thực hiện. Nhưng nếu mọi nhiệm vụ đều là ưu tiên, thì làm thế nào để bạn xác định được việc nào là quan trọng nhất? Đó là lúc bạn cần đến ma trận quản lý thời gian của Eisenhower. Hãy cùng faberge-exhibition.com tìm hiểu chi tiết hơn về ma trận Eisenhower là gì nhé!

I. Ma trận Eisenhower là gì

“Có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng: khẩn cấp là không quan trọng, và quan trọng là không khẩn cấp.” Ma trận quản lý thời gian Eisenhower thường được rút ngắn thành Ma trận Eisenhower (hoặc Ma trận cấp bách quan trọng), nhưng nó đặc biệt hữu ích khi bạn cần đưa ra quyết định về hành động.

Nó giúp bạn học cách phân biệt giữa nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào khẩn cấp. Bạn có buộc bản thân phải tự hỏi bản thân xem bạn có thực sự cần công việc đó không? Dựa trên hai đặc điểm: tầm quan trọng và tính cấp thiết, nó được tạo ra và được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.

Ma trận Eisenhower không phải là chiến lược hoàn hảo, nhưng nó là một công cụ để tăng năng suất, giảm lãng phí thời gian và loại bỏ các hoạt động không giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

II. Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra khá đơn giản. Lập danh sách các công việc cần phải thực hiện. Bao gồm các nhiệm vụ không quan trọng nhưng chiếm thời gian. Sau đó, sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Khẩn cấp và quan trọng (những công việc cần thực hiện ngay lập tức).

Quan trọng nhưng không khẩn cấp (một nhiệm vụ được lên kế hoạch cho sau này). Khẩn trương nhưng không quan trọng (nhiệm vụ cần giao cho người khác). Nó không khẩn cấp và cũng không quan trọng (nhiệm vụ cần được loại bỏ). Điều tốt nhất về Ma trận Eisenhower là nó có thể được sử dụng cho cả các dự án lớn (lập kế hoạch hàng tuần) và các dự án nhỏ (lập kế hoạch hàng ngày).

1. Cấp độ 1

Ở cấp độ này, công việc là ưu tiên hàng đầu và cần được thực hiện ngay lập tức. Nó liên quan đến ba loại công việc: Dự phòng: ốm đau, họp khẩn cấp, hoa hồng đột xuất, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc… Có thể đoán trước: các cuộc họp đã lên kế hoạch trước, các cuộc họp định kỳ, sinh nhật của những người thân yêu, đám cưới của bạn bè …

Các thời hạn bị hoãn lại và báo cáo, thông báo, kiểm tra… Thông thường không thể tránh được Loại 1 và 2, nhưng Loại 3 hoàn toàn có thể giảm được bằng cách chuyển sang P2. Và nếu bạn không muốn tạo áp lực quá lớn, hãy tạo thói quen bỏ nó trên P1.

2. Mức 2 

Quan trọng, Không khẩn cấp Hãy dành nhiều thời gian vào ô này để quản lý thời gian thích hợp. Nó thường không khẩn cấp, nhưng nó tích lũy để đạt được kết quả mong muốn. Nếu bạn đang làm việc trên P2 và có công việc P1, hãy hoàn thành P1 trước.

Sau khi bạn hoàn thành nhiệm vụ P1, hãy tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ P2. Hãy để P2 hình thành thói quen!

3. Mức độ 3 

Không quan trọng, khẩn cấp Đây không phải là điều quan trọng, nhưng đột nhiên, có vẻ như bạn không thể kiểm soát chúng. Bạn phải tìm cách giải quyết những vấn đề này càng sớm càng tốt. Nếu không, hãy học cách nói không và kết thúc một cách lịch sự.

4. Cấp độ 4

Không quan trọng hoặc khẩn cấp Ô này nên được giảm càng nhiều càng tốt và ít hơn 5% thời gian dành cho P4. Chúng làm mất thời gian của bạn và có rất ít hoặc không có lợi. Khi bạn đang cố gắng thực hiện một nhiệm vụ P4, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi như sau: Bạn thấy điều này có ích lợi gì? Hãy xem điều này có giúp tôi đạt được mục tiêu không. Chơi trò chơi này có cải thiện việc học của tôi không? Tôi có phải xem phim này không?

III. Tại sao phương pháp ma trận quản lý thời gian hiệu quả

Trong cuộc sống, chúng ta thường rơi vào những tình huống phải làm nhiều việc trong một khoảng thời gian hạn chế. Kết quả là những người đó rơi vào trạng thái căng thẳng và áp lực. Có quá nhiều việc phải làm trong Todolist, đảo lộn trật tự công việc và làm việc không hiệu quả.

Lúc này, phương pháp ma trận thời gian giúp loại bỏ những thứ không cần thiết. Khi áp dụng phương pháp này, người dùng nên hỏi xem những công việc này có cần thực hiện hay không và cần giải quyết nhanh những việc gì. Nhờ đó, mọi người đều có thể tập trung vào những việc quan trọng và khẩn cấp nhất và tối ưu hóa thời gian làm việc của mình.

IV. Lưu ý khi lập ma trận 

Khi bạn chạy Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian của mình, bạn nên ghi nhớ những điều sau: Tối ưu hóa công việc: Trước khi nhập ma trận thời gian, hãy liệt kê và loại bỏ các công việc thừa và sắp xếp các công việc mà bạn cần nhất.

Kết quả là khối lượng công việc được tối ưu hóa. Phân biệt quan trọng và khẩn cấp: Bạn cần hiểu rõ sự khác biệt giữa quan trọng và khẩn cấp để có thể phân chia công việc của mình thành các nhóm phù hợp. Nếu không hiểu rõ hai tiêu chí này, bạn rất dễ bị nhầm lẫn và không hiệu quả khi làm việc.

Định hướng mục tiêu: Nếu bạn không xác định mục đích công việc của mình, thì chẳng ích gì khi sử dụng ma trận. Vì vậy, người dùng nên xác định rõ mục đích của mình trước khi sử dụng ma trận để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Trên đây là những thông tin về quản lý thời gian của ma trận Eisenhower là gì mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cách quản lý thời gian hợp lý và hữu ích.