Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban để quản lý công việc hiệu quả
Để mỗi doanh nghiệp hoạt động và phát triển tốt thì cần có các hệ thống và quy trình quản lý công việc khác nhau tùy theo đặc thù của doanh nghiệp. Hiện nay, có một phương pháp rất nổi tiếng và thành công được nhiều công ty áp dụng hay còn gọi là mô hình quản lý là Kanban. Hãy cùng faberge-exhibition.com tìm hiểu Kanban là gì? qua bài viết dưới đây nhé!
I. Kanban là gì?
Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “Bảng thông tin”. Thuật ngữ chính xác của chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý công việc Kanban”. Nó là một thuật ngữ có nguồn gốc từ công ty sản xuất ô tô Toyota. Có một phương pháp quản lý nhà máy thông minh, đã ảnh hưởng đến sự phát triển kinh tế của Nhật Bản và trở thành tiêu chuẩn quản lý của các doanh nghiệp sản xuất hàng đầu Nhật Bản hiện nay.
Mục đích chính của Kanban là giảm các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất và tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không phát sinh chi phí. Cho đến đầu thế kỷ 21, các công ty trong ngành công nghiệp phần mềm nhanh chóng nhận ra rằng họ có thể sử dụng phương pháp kanban để chuyển đổi việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo hướng tích cực nhất.
Điều tuyệt vời là kanban không chỉ hoạt động trong các xưởng công nghiệp. Hàng nghìn người trên thế giới sử dụng bảng kanban mỗi ngày để quản lý hiệu quả công việc của họ. Bạn cũng hoàn toàn có thể áp dụng kanban ngay bây giờ để tiện cho việc sắp xếp công việc.
Nói một cách đơn giản, đó là một bảng điều khiển quản lý toàn bộ quy trình làm việc. Một bảng kanban cá nhân bao gồm ba cột riêng biệt: To Do, doing và Done. Mỗi cột này chứa nhiều công việc được viết trên một thẻ, được sắp xếp theo trạng thái công việc.
II. Kanban được sử dụng như thế nào?
Kanban có thể được sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào và có thể được sử dụng rất hiệu quả trong phát triển phần mềm. Quản lý dự án Kanban giúp nâng cao hiệu quả của nhóm của bạn. Nó là một hệ thống dựa trên nguyên tắc kéo. Nhiệm vụ được thực hiện ngay sau khi cá nhân được phát hành.
Kanbans nên được sử dụng bất cứ khi nào bạn muốn giải phóng công việc. Bạn cần một nhánh git, nhưng nó có thể thực thi được. Kanbans nên được sử dụng nếu bạn muốn nhanh chóng thay đổi các ưu tiên.
Tất cả những gì bạn cần làm là đặt câu chuyện này lên đầu hàng đợi việc cần làm. Bạn có thể muốn sử dụng nó khi bạn muốn trực quan hóa công việc của mình hoặc kiểm tra trực quan tiến độ của một nhiệm vụ.
III. Tại sao Kanban hiệu quả
1. Hình dung công việc
Kanban giúp bạn hình dung công việc của mình và mọi thứ đều rõ ràng. Bạn có thể biết ngay mình đã làm được bao nhiêu việc, đã làm được bao nhiêu và còn lại bao nhiêu. Chế độ xem toàn cảnh này giúp bạn hiểu khối lượng công việc và tình trạng hiện tại của mình.
Ngay cả khi bạn đã quen thuộc với nó, nếu bạn nhìn vào Kanban, bạn sẽ thấy những vấn đề bạn đang gặp phải để đạt được mục tiêu này.
Khi bạn hoàn thành mục X, hãy kéo từ cột Việc cần làm và chuyển đến Xong khi bạn hoàn thành. Bằng cách này, Kanban có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và xác định bất kỳ trở ngại hoặc vấn đề nào có thể khiến công việc phải dừng lại.
2. Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limits – Work in Progress Limits)
Nên hạn chế số lượng công việc chạy đồng thời ở mỗi tiểu bang. Nguyên tắc này giúp hạn chế các công việc chưa hoàn thành trong quy trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống kanban.
Các nguyên tắc về giới của WIP cũng giúp các nhóm tập trung vào công việc của họ, tránh lãng phí khi phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau.
3. Quản lý công luồng công việc
Quản lý quy trình làm việc trong kanban không liên quan đến việc quản lý con người, mà là quản lý cách thức tiến hành công việc. Theo quy trình làm việc, phương pháp này quản lý tiến độ của một hạng mục công việc trong quá trình triển khai.
Một trong những mục tiêu chính của việc triển khai kanban là tạo ra một quy trình làm việc khoa học, trôi chảy. Thay vì quản lý con người, các nhà quản lý sẽ cảm thấy tốt hơn khi tập trung vào quản lý quy trình làm việc và hiểu cách xử lý nó nhanh chóng hơn thông qua hệ thống.
4. Cải tiến liên tục
Nhóm giám sát chất lượng, thời gian sản xuất và hơn thế nữa để đo lường hiệu quả, phân tích và kiểm tra từ đó thay đổi hệ thống để tăng hiệu quả của nhóm.
IV. Cách sử dụng Kanban Board hiệu quả nhất trong công việc
1. Chọn ra một hoặc nhiều Project bạn muốn dùng Kanban
Nếu bạn mới bắt đầu hoặc nếu bạn muốn kiểm tra hiệu quả của kanban so với mục tiêu của mình, hãy chọn dự án mà bạn muốn hoàn thành trước. Dự án này có thể là một trường học, một công ty hoặc một mục tiêu mà bạn muốn đạt được.
Lưu ý rằng kanban phù hợp với các mục tiêu kiểu “kết quả” hơn là “mục tiêu theo thói quen”. Nói cách khác, nếu mục tiêu của bạn là “uống 2 lít nước mỗi ngày” hoặc “tập thể dục hàng tuần”, bạn nên sử dụng một phương pháp khác.
Nhưng nếu bạn muốn vẽ một sơ đồ tư duy tóm tắt những gì bạn biết về sinh học, hoặc nếu bạn muốn tạo một sơ yếu lý lịch mới, Kanban là dành cho bạn.
2. Viết ra tất cả những công việc bạn cần làm để đạt được mục tiêu đó
Bạn không cần phải suy nghĩ quá nhiều về nó phải không? Bạn có thể làm ngay được không? Tôi có cần chia nó thành nhiều phần nhỏ không? Chúng không quan trọng. Viết đơn giản. Ghi nhớ tất cả những công việc bạn cần làm hoặc đã làm để đạt được mục tiêu của mình.
Chúng tôi đã cung cấp thông tin kanban là gì dành cho người mới bắt đầu cho các cá nhân, nhà quản lý và các công ty khởi nghiệp. Kanban cùng với tính dễ ứng dụng mang lại nhiều lợi thế không chỉ cho công ty mà còn cho khách hàng, phương pháp này có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp. Chúc may mắn với ứng dụng của bạn!